Tips om prosjektledelse

Prosjektledelse er et håndtverk, og du kan gjøre det mye bedre hvis du følger disse tipsene.

Et prosjekt kjennetegnes ved at det er tidsavgrenset, og at det skal levere et helt spesielt sluttresultat, i motsetning til en linjeorganisasjon som utfører oppgaver på ubestemt tid. Skal du utvikle en lånesøknad på nett blir dette et prosjekt. De som skal behandle lånesøknadene som kommer inn løpende, er i linjeorganisasjon.

En nøkkelperson i ethvert prosjekt er prosjektlederen. Hvis ikke selskapet allerede har helt bestemte metoder for å kjøre prosekter (i sin strukturkapital), er det opp til han eller henne å gjennomføre på en slik måte at målet nås.

Her er noen tips som kan gjøre både gjennomføring og sluttresultat mye bedre:

Ta vare på menneskene i prosjektet
Sluttresultatet blir ikke bedre enn det menneskene i prosjektet er i stand til å produsere, og det er prosjektlederens oppgave å motivere og coache på en slik måte at prosjektmedlemmene yter sitt beste. Mennesker er i tillegg vanedyr, så det er vesentlig at du etablerer faste rutiner for rapportering, møter, dokumentproduksjon osv. Det gjør hverdagen mye enklere etter hvert – selv om mange protesterer på rutiner i starten..

Her er noen tips for å motivere prosjektdeltakere:

• Lag/bruk arenaer hvor prosjektmedlemmene kan få blomstre:
  Det kan være lurt å la den som har produsert et godt stykke arbeid presentere resultatet i styringsgruppen selv. Det er svært tilfredsstillende å få god feedback fra ledelsen på det man har gjort. Som prosjektleder må du ta ansvar for å få prosjektdeltagerne frem i lyset.
  
  
• Lær deg å lytte aktivt:
  Det er ingenting som er så demotivernde som en prosjektleder som bruker tiden på å tenke ut motargumenter når du snakker.
  
  
• Ikke vær redd for å gi reelle tilbakemeldinger:
  Hvis noen har fortjent skryt, si det i alles påhør. Hvis noen trenger en oppstrammer, ta det på tomannshånd. Uansett er det motiverende med åpen, saklig og god kommunikasjon. For øvrig vil en prosjektleder som bare skryter fort miste troverdighet.
  
  
• Lag en skikkelig kick off (gjerne inkludert en fest etterpå):
  Deltagerne må føle at det er noe viktig som starter, og det oppnår du ikke ved å sende en rask e-post på 9 linjer om at prosjektet er i gang. Bruk en halv eller hel dag på å sparke prosjektet skikkelig i gang. Helst bør alle ta del i planleggingen.

Finn det rette rammeverket og bruk det
Prosjekter kan gjennomføres på flere måter. Eksempler er tradisjonell prosjektledelse etter fossefallsmetoden og smidig systemutvikling (f.eks. SCRUM) som begge har klare retningslinjer for hvordan prosjekter skal gjennomføres. Poenget med å bruke et rammeverk er at retningslinjene som angis er kommet i stand gjennom svært mye prøving og feiling. Du slipper dermed å gjøre alle (de smertelige) erfaringene selv.

Et slikt rammeverk kan inneholde dokumentmaler, retningslinjer for styring, forslag til risikohåndtering, visualisering av prosjektplaner (for eksempel Gantt diagram) og mye, mye mer. Hvilket rammeverk som er hensiktsmessig for ditt prosjekt avhenger av flere faktorer. Jobber du i en organisasjon som er vant til fossefallsmetoden, kan det være tungt å være den første som gjennomfører smidig utvikling, selv om denne metoden kunne være den beste i forhold til oppgaven som skal løses.

Vær bevisst på balansen mellom prosess og innhold
Fokuserer du for sterkt på dokumenter og rammeverk, kan du få et sluttresultat med flotte statusrapporter og lav kvalitet på oppgaven du er satt til å løse. Fokuserer du for sterkt på oppgaven, kan du ende opp med et prosjekt som aldri kommer i mål, eller hvor kostnadene løper løpsk.

Det er ingen trylleformel for å finne balansen mellom prosess og innhold, men det er viktig å ha fokus på saken. Både "ultrabyråkraten" og "den frie kreative sjel" (som aldri blir ferdig å tenke ut nye løsninger) må besinne seg for å at det skal gå bra.

Vi kan hjelpe deg
Trenger du hjelp til å gjennomføre prosjekter kan Nytt perspektiv hjelpe deg. Ta kontakt for en uforpliktende prat om saken.